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浅谈如何做好办公室主任工作  

2015-10-08 00:16:46|  分类: 葵花宝典 |  标签: |举报 |字号 订阅

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浅谈如何做好办公室主任工作 - zhoujinping67 - 石竹斋

 


王金平 


 


办公室是一个综合部门,作为机关运转的中枢和核心机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽,工作千头万绪、纷繁复杂。因此办公室的工作水平和质量直接影响整个机关的正常运转和工作开展。而办公室主任作为负责人对办公室工作的开展起着关键性的作用。如何成为一名优秀的办公室主任,我认为应该要做到以下三点:


一、树立“一种理念”,增强做好办公室工作的责任感和使命感


新的形势、新的任务,对办公室工作提出了新的、更高的要求。为适应新形势、新任务和新要求,必须树立办公室就是服务部、办公室主任就是服务员,办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的新理念。办公室主任要围绕这一理念,做到“三有”:


一是有责任感。办公室工作无小事,如果哪一个环节出现差错,就会牵一发而动全身,影响全局的工作。如编发信息、传阅文件、呈办文件、拟草公文等等,这些看起来都是小事,但件件事关全局,耽误了就是大事,就会贻误工作。高度的责任感是做好办公室工作的前提。作为办公室主任,必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风,认真对待和切实抓好每一项工作。


二是有诚意感。对外要热诚,对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人,杜绝“门难进、脸难看,话难听、事难办”的现象。对内要真诚,大家在一起共事,是事业的需要,也是一种难得的缘分。要互相关心,互相爱护, 互相帮助,互相理解,互相尊重。要在办公室着力营造一种团结和谐、温馨融洽的氛围,要加强品德修养,顾全大局,谦让包容。要多看他人之长,常思自己之短;以责人之心责己,以恕己之心恕人。充满真诚之心,满怀真挚情感是做好服务工作的关键,服务要热情诚恳、耐心细致,要多联系、多商量、多协调、多沟通,坚持以诚待人、以理服人、以情感人。


三是有紧迫感。要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风,做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍。要切实推行首问责任制和限时结办制,立说立行,急事急办,特事特办,要事快办,按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握办公室工作的特点和规律,形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。


二、找准自身定位,当好领导的参谋和助手


办公室是领导的左右手。作为办公室主任,必须找准自己的定位。当好领导的参谋和助手,这就是一个办公室主任的准确定位。


一要勤于调查研究,注重总结分析。办公室主任要围绕中心工作,协调好各方面关系。在工作中注重把握分寸,做到责任到位不失职,工作主动不越位,这既是一条工作原则,也是一个工作方法问题。要学会在繁忙紧张的工作中勤于资料积累,善于总结分析,及时准确地为领导决策提供各种信息、资料,充分发挥工作的主动性,多出点子、多想办法。同时要深刻把握党和国家的方针政策,把握领导的工作思路,留心领导平时在不同场合的讲话和对一些具体问题的看法,善于将领导的思路进行系统总结和归纳,从中把握领导的思想脉搏和思维走向,从而有效地为领导决策提供针对性的服务,做到想领导之所想,急领导之所急,帮领导之所需,把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性的调查研究,及时、准确、全面地为领导提供有效信息,为领导正确决策提供科学的参考依据。


二要善于管好事务,发挥协调作用。办公室主任要始终站在全局的高度,坚定地贯彻上级精神,协助领导做好协调工作。首先是服务不添乱。要尽力为领导减少琐碎性事务,让领导集中更多的精力想大事抓大事。在处理日常事务中,要依法依理、中规中矩,揽事不揽权、到位不越位、补台不拆台、帮忙不添乱。其次是解难不添忧。注重增强工作的预见性,防范可能出现的问题,把矛盾控制和解决在萌芽状态。不能一有问题就上交,一有困难就绕道,要敢于面对矛盾,要善于化解矛盾,为领导分忧解愁。第三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发,统筹兼顾,科学安排,致力办公室工作管理的规范化、制度化,切实做到忙而不乱,繁而有序,大事不误、小事不漏,各项工作井井有条,环环相扣。


三要敢于抓好督查,推动工作落实。督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环,是办公室工作的一项重要职能,敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作,主要应做到以下几点:首先是要突出重点。围绕上级部门的工作部署,紧贴重点,工作方式应从被动性向主动性转变,工作重点应从重布置向重督查抓落实转变。不要不分轻重缓急,本未倒置,眉毛胡子一把抓。要善于抓住主要矛盾,找准关键环节,做到主次分明,条理清晰,提纲契领。其次是要完善机制。没有规矩不成方圆。要建立健全各项工作制度,做到工作有规可依、有章可循,明确工作职责。要认真制定工作目标和计划。第三是要严格考核。按照人员分工,将每个人的工作目标进行量化考核,根据考核情况提出奖惩建议和完善机制、推进工作的意见。加强全局性工作的督查,做到事前有预案,事中有跟踪,事后有反馈。坚持不懈地抓好督查,抓好工作落实,针对工作落实中存在的问题,提出解决办法。


三、强化自身综合素质,充分发挥办公室的综合效能。


当好办公室主任,做好办公室工作,关键在于自身的综合素质,这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提。


一要加强学习,努力提高自身素质。办公室主任必须不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力,要不断强化综合协调能力。文稿起草要有精品意识,努力克服空洞、呆板、冗长的文风,力求思路新、角度新、意境新,增强文稿的政策性、生动性,努力提高办文质量和效率。为此,要进一步加强学习。首先要勤学。要坚持不懈地学习邓小平理论、“三个代表”重要思想,贯彻落实科学发展观,用科学的理论武装头脑,不断提高理论素养和政治素质。要系统地学习科技政策法规,学习现代科技知识。通过学习,拓展视野,更新知识,兼收并蓄,融会贯通,努力成为“科技政策通”和“工作多面手”,不断提升参谋服务水平。其次要活学。学习要有计划、有重点,增强学习的系统性和针对性。为解决工作忙、事务多的矛盾,可采取化整为零、见缝插针的方式挤时间学;要诚恳向领导学,虚心向同事学;认真向报刊学,向典型学。坚持理论联系实际,学用结合,勤学多思,通过点点滴滴的日积月累,聚沙成塔、积少成多,实现质的飞跃。


二要强化奉献意识,搞好后勤服务。办公室工作不仅琐碎忙乱,而且处于上下左右的夹缝之中,既有来自上面的批评,又有来自下面的埋怨,众口难调。为此,办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识,不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性,明确该干什么,不该干什么;先干什么,后干什么;要有所为,有所不为;要把握分寸,适时适度。要学会艺术性地传话,注意针对不同的对象和不同的情形采取不同的表达方式,务必客观公正、坚持原则,态度亲切、语气和蔼、语意明确,从而达到协调关系、促进团结,增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。


三要加强廉洁自律,树立良好的个人形象。要把“公正办事、干净干事”作为自己的基本准则。首先,要时刻保持清醒的头脑,注重加强党性和品行修养,严于律己,不贪不占,清正廉洁,以身作则,强化“岗位”赋予的责任,抵制不良风气,自觉接受监督,筑起拒腐防变的牢固防线,树立良好形象。首先是要敢于开展自我批评、诚恳接受他人批评。乐于接受批评,才有自知之明,才能正确认识自己,明白工作中的差距。只有经常剖析自己,才能修正不足,弥补差距,才能不断提高自身素质。其次,要保持锐意创新的高昂斗志。要不断解放思想,努力开拓创新、克难奋进。始终保持良好的精神状态,在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候,不后退、不畏缩,以坚定的信念、乐观的心态,化压力为动力,勇往直前,圆满完成各项工作任务。第三,要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大,只有保持恬淡宁静的心态,保持甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界,才能正确对待个人得失,看事业重如山,视名利淡如水,远离浮躁,用心工作,热心服务。



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